Ochrana osobných údajov

Čo sa o vás v tomto systéme ukladá, prečo a ako dlho.

Na čo systém slúži

Organizácia v ňom zverejňuje záväzné predpisy a interné smernice a eviduje, kto sa s nimi oboznámil. Systém odpovedá aj na otázky k obsahu predpisov. Kuriér je interná pošta organizácie: kolegovia si v ňom píšu správy a organizácia ním posiela oznamy oddeleniam, skupinám alebo všetkým.

Aké údaje a prečo

• meno, e-mail, pracovná pozícia, oddelenie, typ vzťahuaby vám mohli byť pridelené predpisy, ktoré sa vás týkajú, a aby ste sa mohli prihlásiť
• pridelenie predpisu: kto, prečo a dokedydoklad o tom, že ste mali povinnosť sa s predpisom oboznámiť
• prvé otvorenie znenia predpisudoklad, že vám bolo znenie sprístupnené; ukladá sa jeden záznam na znenie, nie každé zobrazenie
• potvrdenie: čas, znenie predpisu, doslovný text potvrdenia, IP adresa, údaj o prehliadačidoklad o oboznámení s predpisom
• čas strávený nad zneníminformatívny údaj pre personalistu, nie doklad; nič sa podľa neho nevyhodnocuje
• pripomienky: komu a kedy sa odoslaliaby vám rovnaká pripomienka neprišla dvakrát
• otázky, ktoré systému položíte, a jeho odpovedeaby sa dala preveriť správnosť odpovedí a aby ste v histórii našli svoje staršie otázky
• mobilný telefón, pracovisko a fotografia, ak ich vyplníteinterný adresár; vyplniť ich nemusíte
• pohlavie, ak ho vyplní personalistaštatistika zloženia organizácie (napríklad podiel žien a mužov) a správny tvar textov o vás, napríklad „absolvoval / absolvovala“; z mena sa neodvodzuje a vyplniť ho nemusíte
• použitie umelej inteligencie: kto, kedy, na čo, model, počet tokenov a odhad ceny — bez znenia otázkyprehľad nákladov na umelú inteligenciu pre správcu organizácie
• správa v Kuriérovi: kto ju poslal, komu, predmet, text a čas; pri ozname aj publikum (oddelenie, skupina) a zoznam príjemcov v čase odoslaniaaby sa správa doručila a bolo čitateľné, kto ju komu kedy poslal
• kedy ste vlákno naposledy otvoriliaby ste videli, čo je nové; odosielateľ 1:1 správy vidí, že ste ju prečítali, pri ozname len počet, nie mená

Personalista vidí pri každom človeku, či predpis otvoril, či ho potvrdil a koľko času nad ním strávil. Stav „otvoril a nepotvrdil“ je sledovaný stav; personalista vás podľa neho môže upozorniť, že potvrdenie chýba.

Pri každom predpise je uvedená zodpovedná osoba (meno a e-mail), na ktorú sa môžete obrátiť s otázkou k predpisu.

Právny základ

Určuje sa pri každom predpise zvlášť a vidíte ho pri ňom:

• plnenie zákonnej povinnosti (čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR) pri predpisoch, ktorých oboznámenie vyžaduje zákon, napríklad bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci; pri predpise je uvedený konkrétny zákon;
• oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR) pri interných smerniciach — záujmom je preukázať, že s pravidlami boli oboznámení tí, ktorých sa týkajú.

Údaje v adresári (mobil, pracovisko, fotografia) sa spracúvajú na základe oprávneného záujmu na vnútornej komunikácii. Pohlavie sa spracúva na základe oprávneného záujmu na štatistike zloženia organizácie a na správnych textoch; nie je povinné. Záznam o použití umelej inteligencie sa spracúva na základe oprávneného záujmu na kontrole nákladov.

Správy v Kuriérovi sa spracúvajú na základe pracovnoprávneho alebo obdobného vzťahu (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR) — interná komunikácia organizácie.

Ako dlho

• potvrdenie, pridelenie, otvorenie znenia3 roky od skončenia pracovného pomeru alebo vzťahu s organizáciou; ak dátum skončenia nie je známy, od vyradenia zo systému; najdlhšie 5 rokov od poslednej udalosti, ak nie je známy ani jeden dátum
• schválenie predpisu a zodpovedná osobakým existuje aspoň jeden doklad o oboznámení s daným znením
• čas strávený nad znením12 mesiacov
• otázky, ktoré systému položíte, a jeho odpovede12 mesiacov; odstránenie z histórie ich skryje len vo vašom zozname
• pripomienky90 dní
• záznam o prístupoch a zmenách (audit)24 mesiacov
• pohlaviespolu s ostatnými údajmi vo vašom zázname v zozname osôb
• záznam o použití umelej inteligencie25 mesiacov
• vlákno správ v Kuriérovi

Po uplynutí lehoty sa záznam zmaže celý, neanonymizuje sa.

Komu sa údaje dostanú

Personalistom a správcom obsahu organizácie v rozsahu ich úlohy, kolegom len údaje z adresára. Mimo organizácie sprostredkovateľom, ktorí zabezpečujú prevádzku:

Správu číta len jej odosielateľ a príjemcovia; správca organizácie cudzie správy nevidí a umelá inteligencia ich neprehľadáva. Správy zostávajú v aplikácii — e-mailom vám ráno príde len zoznam predmetov neprečítaných správ, nie ich text. Do záznamu o činnosti sa zapisuje, kto komu kedy poslal správu a jej predmet, nie text.

• MongoDB Atlasdatabáza a vyhľadávanie · EÚ (Frankfurt)
• Vercelbeh aplikácie · EÚ
• Anthropictvorba odpovedí na otázky; bez uchovávania a bez trénovania na dátach · podľa zmluvy so sprostredkovateľom
• Voyage AI (cez MongoDB)vyhľadávanie v texte predpisov · podľa zmluvy so sprostredkovateľom
• Ecomailodosielanie e-mailov · EÚ

Údaje sa nepredávajú a nepoužívajú sa na reklamu ani na trénovanie modelov umelej inteligencie. O nikom sa nerozhoduje automatizovane.

Vaše práva

Máte právo na prístup k svojim údajom, ich opravu, obmedzenie spracúvania a prenosnosť.

Máte právo podať sťažnosť Úradu na ochranu osobných údajov SR (dataprotection.gov.sk).

Verzia textu: 12. 10. 2026